Teknisk förvaltning i en brf innebär att någon sköter underhåll, rondering, tekniska inspektioner och åtgärder i fastigheten, och kostnaden styrs av vad som ingår i grundpriset och vad som faktureras löpande. Ett grundavtal kostar ofta några tiotals kronor per kvadratmeter och år (en uppskattning). Tilläggen kan bli lika stora som grundpriset.
Vad gör en teknisk förvaltare i en brf?
En teknisk förvaltare ansvarar för att fastighetens tekniska system fungerar och för att underhållet blir gjort innan något går sönder. Med tekniska system menas värme, ventilation, vatten och avlopp, el, hissar, tvättstuga och låssystem, alltså allt som får huset att fungera för de boende.
Skillnaden mot ekonomisk förvaltning är att den tekniska sidan rör det fysiska huset. Bokföring, avgifter och årsredovisning ligger på den ekonomiska sidan, och hur de två delarna brukar fördelas mellan styrelse och förvaltare beskrivs i genomgången av ekonomisk och teknisk förvaltning i en bostadsrättsförening.
Kärnan i arbetet är ronderingen, en planerad genomgång av fastigheten enligt ett fast schema. Förvaltaren går igenom källare, undercentral, vind, tak och tvättstuga. Hen läser av mätare, kontrollerar att pumpar och fläktar går och letar efter fuktfläckar, droppande ventiler, trasig belysning och dörrar som inte går i lås. Ett litet läckage vid en stamledning i källaren upptäcks på det sättet ofta veckor innan det syns som en fuktfläck i en lägenhet. Då handlar det om en packning för några hundralappar i stället för en vattenskada.
En åtgärd är det som följer på ronderingen eller en felanmälan: att byta en cirkulationspump, justera värmekurvan eller beställa en rörmokare. I fastighetsskötseln ingår ofta också snöröjning, städning av allmänna utrymmen och skötsel av gården, men det avtalas ibland separat. Till uppdraget hör även att bevaka besiktningar och kontroller som fastigheten ska genomgå, till exempel hiss- och ventilationskontroller, och att föra in resultaten i underhållsplanen. Se även intervall för takbesiktning.
Vad ingår i grundpriset och vad kostar extra?
Grundpriset täcker oftast rondering och den löpande driften, medan större åtgärder, akuta insatser och projektledning normalt faktureras separat. En offert med lågt grundpris kan bli dyrare om mycket hamnar på löpande räkning.
- Rondering enligt fast schema, ofta varje eller varannan vecka
- Mottagning av felanmälningar dagtid och enklare åtgärder upp till en viss tidsgräns per ärende
- Löpande drift och tillsyn av värme- och ventilationsanläggningen
- Kontakt med leverantörer och avtalspartner för hiss, sophantering och liknande
-
Uppföljning av underhållsplanen på en grundläggande nivå
-
Jour utanför kontorstid, både som fast avgift och som timpris vid utryckning
- Reparationer som tar mer än den tid som ingår per ärende
- Material och reservdelar, ibland med påslag
- Projektledning av större arbeten
- Framtagning eller omarbetning av underhållsplan
- Deltagande vid styrelsemöten och föreningsstämma
- Besiktningar och kontroller som utförs av extern part
För en brf i Stockholm blir grundavtalet ofta något dyrare än i mindre orter, eftersom timpriserna är högre. Tilläggsarbete ligger ofta på uppskattningsvis 600–950 kronor i timmen. Räkneexempel: en förening på 3 000 kvadratmeter med 35 kronor per kvadratmeter betalar ungefär 105 000 kronor om året i grundpris. Räkna med ungefär 80 timmar extra arbete à cirka 800 kronor, alltså cirka 64 000 kronor. Den verkliga kostnaden blir då cirka 170 000 kronor.
Projektledning av större underhållsarbeten
Projektledning är en egen kostnadspost i de flesta offerter, och den påverkar hur stambyten och fasadarbeten blir genomförda. Projektledaren skriver förfrågningsunderlag, tar in anbud, håller byggmöten, granskar fakturor och ändringar och företräder föreningen vid slutbesiktningen.
Om avtalet är otydligt betalar föreningen ofta två gånger. Förvaltaren tar betalt för projektledning, samtidigt som entreprenören har räknat in egen arbetsledning och samordning i sitt påslag. Båda gör delvis samma jobb.
Räkneexempel med uppskattade siffror: ett stambyte i en förening med 30 lägenheter kostar 12 miljoner kronor. Förvaltaren tar 5 procent för projektledning, alltså cirka 600 000 kronor. Entreprenören har en totalentreprenad med 8 procent påslag för samordning, cirka 960 000 kronor. Väljer föreningen i stället en totalentreprenad med egen beställarrepresentant på timpris, säg ungefär 400 timmar à cirka 1 100 kronor, landar projektledningen på cirka 440 000 kronor. Skillnaden mot förvaltarens procentsats blir då cirka 160 000 kronor, utan att någon funktion försvinner.
Förvaltaren känner ofta huset bäst och vet vad stammarna behöver.
Se bara till att avtalet säger vem som gör vad. I äldre byggnader med underhållsskuld är en erfaren beställarrepresentant ofta värd sitt pris, eftersom oförutsedda fynd bakom väggarna leder till fler ändringar.
Värme, kyla, ventilation och aggregat
Drift av värme, kyla och ventilation kostar mest löpande och behöver regelbunden service. Uppvärmningen är för de flesta föreningar en av de största enskilda posterna i budgeten, och en felinställd värmekurva kan kosta tiotusentals kronor om året utan att någon märker det.
Smutsiga filter får fläktarna att arbeta hårdare, vilket drar mer el och sliter på motorer och lager. Ett nytt FTX-aggregat, alltså ventilation med värmeåtervinning, kan kosta flera hundra tusen kronor att byta. En servicerunda kostar en bråkdel av det.
Räkna med följande intervall, som är uppskattningar och inte regelkrav: filterbyte i ventilationsaggregat en till två gånger per år, service av fläktar, remmar och värmeväxlare en gång per år och genomgång av undercentral och värmepumpar en gång per år, gärna inför värmesäsongen. Den obligatoriska ventilationskontrollen, OVK, har egna intervall beroende på ventilationstyp och byggnad. Där bör föreningen fråga kommunen eller en certifierad kontrollant vad som gäller för just deras hus.
En förvaltare som följer upp energiförbrukningen månadsvis hittar avvikelser tidigt. Ofta går det att spara mer på inställningarna än på ny utrustning, och det finns fler sätt att sänka uppvärmningskostnaden innan det blir aktuellt med investeringar.
Välj rätt upplägg för föreningen
Valet står mellan att sköta den tekniska förvaltningen i egen regi och att köpa den som tjänst, och för de flesta föreningar blir inköpt tjänst billigare än en heltidsanställd förvaltare. Räkna in styrelsens tidsåtgång, inte bara lönekostnaden.
Egen regi eller köpt tjänst
En anställd förvaltare kostar uppskattningsvis 550 000–750 000 kronor om året inklusive sociala avgifter, och då tillkommer semestervikarie, jour, verktyg och arbetsgivaransvar som styrelsen får bära. Det går ofta ihop först i stora föreningar, ungefär från 200 lägenheter och uppåt. Där finns arbete för en heltid, och det är en fördel att någon finns på plats.
Det omvända problemet är när styrelsen gör allt själv. Lägger tre ledamöter fem timmar i veckan på felanmälningar och leverantörskontakter blir det cirka 750 timmar om året. Prissatt till cirka 800 kronor i timmen är det ungefär 600 000 kronor i obetalt arbete.
Det syns inte i budgeten, men det märks när ingen vill sitta kvar i styrelsen.
| Upplägg | Vad det omfattar | Vem bär ansvaret | Styrelsens tidsåtgång | Ungefärlig kostnad (uppskattning) |
|---|---|---|---|---|
| Egen regi | Styrelse eller anställd sköter rondering, felanmälan och beställningar | Styrelsen, även som arbetsgivare | Hög | cirka 550 000–750 000 kr/år för anställd, annars obetald styrelsetid |
| Löpande förvaltningsavtal | Rondering, drift, felanmälan och tillsyn enligt avtal | Förvaltaren för utförandet, styrelsen för besluten | Låg till måttlig | Några tiotal kr/kvm/år plus tillägg |
| Projektuppdrag | Projektledning av ett avgränsat arbete, till exempel stambyte | Projektledaren under projektet | Måttlig under projektet | Några procent av entreprenaden eller timpris |
För de flesta föreningar mellan 20 och 150 lägenheter är ett löpande avtal kompletterat med projektuppdrag vid behov det bästa valet.
Så jämför du offerter
Be alla förvaltare prissätta samma underlag: samma ronderingsfrekvens, samma jourupplägg och samma antal ingående timmar per ärende. Annars jämför ni grundpriser som täcker olika saker. Be också om timpris, materialpåslag och pris för projektledning, och räkna fram en årskostnad utifrån förra årets antal felanmälningar.
Fråga efter referenser från föreningar i samma storlek och ålder som er, och kontrollera hur lång uppsägningstiden är i förvaltningsavtalet. Ett avtal som löper med tre års bindning och automatisk förlängning gör ett dåligt val dyrt att backa ur.
Sitter du i styrelsen bör du börja med att gå igenom förra årets fakturor och se hur mycket som hamnade utanför grundpriset, och bor du som medlem kan du fråga efter just den siffran på nästa stämma.